Vermieter aufgepasst: Das Kalenderjahr geht zu Ende. Mit dem Ende des Kalenderjahres ist auch die Betriebskostenabrechnung des Vorjahres fällig. Verspätet sich der Eingang der Abrechnung, muss der Mieter nicht zahlen. Die Betriebskostenabrechnung muss also bis zum 31.12. des Folgejahres zugehen, wenn der Vermieter Restforderungen, die noch nicht mit der Vorauszahlung einbehalten worden sind, gegen den Mieter geltend machen will. (Ausnahme: Das Abrechnungsjahr ist ungleich des Kalenderjahres. In diesem Fall gilt: Der Vermieter hat 12 Monate Zeit, die Abrechnung vorzulegen).
Zugang beim Mieter: Vermieter muss den Zugang der Abrechnung nachweisen
Im Rahmen der laufenden Betriebskosten haben Vermieter häufig Aufwendungen für die Mieter getätigt, die sie sich mit Vorlage der Abrechnung vom Mieter erstattet werden müssen - wenn die Nebenkostenabrechnung fristgerecht eingeht. Im Zweifel muss der Vermieter den Eingang nachweisen. Dieser Nachweis kann geführt werden, indem ein unabhängiger Dritter den Einwurf der Betriebskostenabrechnung in den Mieterbriefkasten bezeugen kann. Das Führen des Nachweises ist ebenfalls möglich, wenn ein Einschreiben zum Einwurf dem Mieter zugestellt worden ist und der Vermieter glaubhaft vermitteln kann, dass die Betriebskostenabrechnung tatsächlich in dem Umschlag vorzufinden war. Auch hier kann ein neutraler Zeuge helfen. Er bezeugt in diesem Fall, dass die Abrechnung im Umschlag bei der Poststelle abgegeben worden ist.
So umgehen Vermieter Probleme mit Zugangsfristen der Abrechnung
Probleme mit etwaigen Fristen lassen sich umgehen, wenn die Betriebskostenabrechnung zeitnah zugeht und der Mieter diese ggf. sogar (beispielsweise mit einem Zweizeiler via Email) bestätigt oder anzweifelt. Versenden Sie die Abrechnung beispielsweise bereits im August mit Zahlungsziel 14 Tage, bleibt Ihnen noch ausreichend zeitlicher Spielraum für den unwahrscheinlichen Fall, dass der Mieter den Zugang anzweifelt (und nicht reagiert, bzw. nicht bezahlt).
Wir erstellen Ihre Abrechnungen!
Für unsere Kunden im Bereich der Sondereigentumsverwaltung bzw. Mietverwaltung erstellen wir die Abrechnungen für deren Mieter. Dazu sichten wir sämtliche Unterlagen der abgelaufenen Berichtsperiode, fordern gegebenenfalls Dokumente erneut ein (falls Belege fehlen) und erstellen die Abrechnung nachvollziehbar für Mieter und Vermieter auf Basis der Belege, sowie der im Mietvertrag festgelegten Verteilerschlüssel. Vor Absendung an den Mieter erhalten unsere Vermieter den Entwurf grundsätzlich zur Freigabe. (VP)
Interessieren Sie sich dafür, Betriebskostenabrechnungen von uns erstellen zu lassen oder für eine ganzheitliche Mietverwaltung? Kontaktieren Sie uns mit Ihrem Anliegen. Wir erstellen für Sie ein unverbindliches Angebot.
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